Kaufmännische Fachkraft – Operations & Administration (m/w/d)

Über die Rolle

Du arbeitest gerne strukturiert, behältst den Überblick und sorgst dafür, dass Aufgaben zuverlässig erledigt werden?

Foodnova entwickelt und skaliert eigene Consumer Brands mit Fokus auf Health & Wellbeing.

Hinter unseren Marken stehen zahlreiche operative Abläufe: Bestellungen, Lieferanten, Produktion, Lager, Rechnungen und administrative Prozesse.

Damit diese zuverlässig funktionieren, suchen wir eine kaufmännische Fachkraft für Operations & Administration (m/w/d), die eigenständig Verantwortung für wiederkehrende Aufgaben übernimmt und unser Operations-Team unterstützt.

Deine Mission

Du sorgst dafür, dass unsere kaufmännischen und operativen Abläufe zuverlässig funktionieren.

Du kümmerst dich um Bestellungen, Dokumente, Stammdaten und administrative Aufgaben und stellst sicher, dass offene Themen nicht liegen bleiben.

Deine Aufgaben

Einkauf & Operations

• Du legst Bestellungen in unserem ERP-System JTL an.
• Du prüfst Auftragsbestätigungen und Liefertermine.
• Du kommunizierst mit Lieferanten und Herstellern.
• Du forderst Dokumente an und prüfst deren Vollständigkeit.
• Du pflegst Artikel- und Lieferantenstammdaten.
• Du unterstützt bei Lagerabstimmungen und Warenbewegungen.
• Du bearbeitest einfache Vorgänge rund um Logistik und Retouren.

Administration & Buchhaltung

• Du prüfst und organisierst Eingangsrechnungen.
• Du bereitest Buchhaltungsunterlagen vor.
• Du unterstützt die Abstimmung mit unserer Buchhaltung und dem Steuerberater.
• Du kümmerst dich um die strukturierte Ablage von Verträgen und Dokumenten.
• Du unterstützt bei allgemeinen administrativen Aufgaben.
• Du hilfst bei der organisatorischen Vorbereitung von Onboarding-Prozessen.

Prozesse & Systeme

• Du arbeitest mit JTL und weiteren digitalen Systemen.
• Du sorgst für vollständige und aktuelle Daten.
• Du erkennst wiederkehrende Probleme und schlägst Verbesserungen vor.
• Du unterstützt bei der Digitalisierung und Automatisierung administrativer Abläufe.

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung in Einkauf, Auftragsabwicklung, Administration oder einer vergleichbaren Funktion.
• Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise.
• Gute Excel-Kenntnisse.
• Sicherer Umgang mit digitalen Systemen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse.
• Selbstständigkeit und hohe Zuverlässigkeit.

Das wäre zusätzlich hilfreich

• Kaufmännische Ausbildung im Bereich Industrie oder Groß- und Außenhandelsmanagement.
• Erfahrung mit ERP-Systemen, idealerweise JTL.
• Erfahrung im E-Commerce oder Handel.
• Grundkenntnisse in buchhaltungsnahen Prozessen.
• Erfahrung mit Lieferanten und Logistikdienstleistern.

Wie du arbeitest

Du magst es, wenn Dinge organisiert und vollständig erledigt sind.

Du kannst wiederkehrende Aufgaben zuverlässig bearbeiten, ohne dass jemand ständig nachfragen muss.

Wenn Informationen fehlen, kümmerst du dich selbstständig darum.

Du arbeitest sorgfältig, denkst mit und möchtest bestehende Abläufe kontinuierlich verbessern.

Warum Foodnova?

Du wirst Teil eines kleinen Teams, in dem deine Arbeit unmittelbar zum Unternehmenserfolg beiträgt.

Du bekommst Einblicke in die operativen Abläufe eines Consumer Brand Houses, übernimmst eigene Aufgabenbereiche und kannst dich fachlich weiterentwickeln.

Bei uns zählen Verlässlichkeit, Eigeninitiative und gute Zusammenarbeit.

Small teams. Big ambitions.

Rahmenbedingungen

Standort

Frankfurt am Main

Umfang

Vollzeit

Zusammenarbeit: Operations Manager / Geschäftsführung Operations & Product